Forbered deg litt i forkant av telefonmøtet og benytt et egnet rom. Med egnet rom menes rimelig uforstyrret, og med brukbar akustikk. For mye romklang kan gjøre det vanskelig for tilhørerne, særlig hvis det brukes høyttalende telefon.
Høyttalende telefon er en fordel. Hvis det finnes en volumkontroll, vær forsiktig med å skru opp volumet for mye. Det kan føre til akustisk tilbakekobling (”hyling”) i apparatet.
3. Ring 800 88 860 litt før møtet starter. Du får beskjed om å taste pinkode
4. Pin kode: 606443#
5. Du koples nå opp
Prosjektleder leser opp deltakerne i avtalt rekkefølge. Etter å ha vært gjennom listen, ropes eventuelle etternølere opp på ny. Etterfulgt av en kort gjennomgang av dagsorden.
- Deltakerne rapporterer sitt arbeid etter tur. Om det er enda flere etternølere, kan også disse komme innimellom, etter alfabetet. (mål, målinger og tiltak)
- Når du snakker, vær tydelig og klar. Når du lytter, slå av mikrofonen på telefonen din (”mute”). Det går ikke med knatring fra PC-tastaturer, eller andre samtaler i rommet der dere sitter. Husk det skal veldig lite til å forstyrre når så mange skal være inne på samme linje på en gang.
- Når vi har vært gjennom alle deltakerne, åpnes det evt. for noen korte kommentarer, først fra veiledere, dernest tilhørere fra ekspertgruppen.
Den faste strukturen er nødvendig for å få til et effektivt og informativt møte. Det er en spennende og inspirerende kommunikasjonsform, som også teknisk pleier å fungere fint.
